Esta es la política para el tratamiento de datos personales de FARMAGENESIS S.A.S., desde ahora y en adelante "FARMAGENESIS S.A.S." y/o la "EMPRESA" y/o "NOSOTROS", como responsable del tratamiento de datos personales en el ejercicio de las actividades contenidas en el objeto social de la EMPRESA; aquí se describen sus derechos como titular de la información personal, respecto de la cual se realiza el tratamiento. Para su conocimiento, NOSOTROS recolectamos sus datos personales, previa autorización expresa, a través de diferentes canales, como cuando usted adquiere bienes y/o servicios en nuestros establecimientos de comercio, en nuestras páginas de internet y/o aplicaciones móviles y/o en la celebración de contratos o convenios y/o en cualquier otro modo que la EMPRESA haya ideado para la comercialización de sus productos y servicios. Los datos personales recolectados son utilizados por FARMAGENESIS S.A.S. para las finalidades en esta política especificada, NOSOTROS solo utilizaremos esta información para las finalidades señaladas; por lo tanto, la EMPRESA solo realizará el tratamiento que usted nos ha autorizado. El manejo de sus datos personales, solo lo podrá realizar FARMAGENESIS S.A.S. en sus áreas determinadas y eventualmente NOSOTROS podremos contratar a terceros para el tratamiento de sus datos personales, quienes estarán obligados a proteger sus datos personales de acuerdo con el ordenamiento jurídico colombiano y la presente política de protección de datos personales. La EMPRESA puede realizar modificaciones a esta política de tratamiento de datos personales. 1. Definiciones: • Hábeas data o protección de datos personales: Es un derecho fundamental que otorga la potestad a su titular de determinar quién y cómo se administra la información personal que le concierne y, en ese sentido, otorga la facultad de conocer, actualizar, rectificar, autorizar, incluir y excluir información que es considerada como personal y que está siendo administrada en la base de datos de una entidad pública o privada. • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. • Bases de datos: Es el conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento. • Dato personal: Es cualquier información de cualquier tipo vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. • Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. • Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. • Canales de venta: Cualquier canal de venta de FARMAGENESIS S.A.S.. • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por FARMAGENESIS S.A.S., dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 2. Regulación del Derecho de Habeas Data. El derecho fundamental de habeas data o protección de datos personales, está regulado principalmente en las siguientes normas: • Constitución Política, artículo 15. • Ley 1266 de 2008. Ley 1581 de 2012. • Decreto Reglamentario 1727 de 2009. • Decreto Reglamentario 2952 de 2010. • Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013. • Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011. 3. Responsable del tratamiento FARMAGENESIS S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida por las leyes de la República de Colombia, es responsable del tratamiento de sus datos personales, en tanto pone en su conocimiento, para todos los efectos legales, sus datos de identificación: Número de Identificación Tributaria: 901.679.790-3 Domicilio principal: Bogotá, D.C. Dirección de notificación judicial: Carrera 13 # 61 47 Of 204. Correo electrónico: administrativo@farmagenesis.com celular: 317-7699094. 4. Titulares de la información de la que se realiza tratamiento FARMAGENESIS S.A.S. realiza tratamiento de datos personales, de diferentes tipos de datos, y para distintos fines; así es que, la presente política de tratamiento de datos personales se aplica a: Datos personales de Clientes de FARMAGENESIS S.A.S. Datos personales de Proveedores de FARMAGENESIS S.A.S. Datos personales de Colaboradores de FARMAGENESIS S.A.S. 5. Derechos del Titular. Usted como titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho lo podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada por FARMAGENESIS S.A.S para el tratamiento de sus datos personales. c. Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno o más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 6. Información que se recolecta FARMAGENESIS S.A.S recolecta previa obtención de su consentimiento, información personal, que nos permita identificarlo, ubicarlo o contactarnos con usted. NOSOTROS, realizamos recolección de su información personal en la sede principal, establecimientos de comercio, líneas telefónicas de atención, páginas de internet, aplicaciones móviles, en comunicaciones presentadas directamente por usted a FARMAGENESIS S.A.S y en cualquier otro medio ideado por la EMPRESA para realizar el tratamiento de sus datos personales previa autorización. 7. Bases de datos. FARMAGENESIS S.A.S realiza la administración de las bases de datos que aquí se relacionan, es decir, tiene el control y poder de decisión sobre el manejo de estas. A continuación, nos permitimos indicar cuales son las bases de datos, de las cuales efectuamos tratamiento: 7.1. Base de datos de clientes. a. Descripción. Son los datos personales de los Clientes de FARMAGENESIS S.A.S, que adquieren bienes y servicios comercializados por la EMPRESA a través de sus diferentes canales de venta. Contenido. Estas bases de datos contienen la siguiente información personal: Nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, nacionalidad, género, dirección, teléfono de contacto, correo electrónico, edad, fecha de nacimiento, estado civil, información familiar e información de su salud. Esta información será almacenada por terceros, siempre y cuando contemos con la autorización para tener acceso y tratamiento de esta información. b. Forma en que FARMAGENESIS S.A.S recolecta estos datos. FARMAGENESIS S.A.S recolecta la información personal sus Clientes cuando: - Se registran en la página de internet www.farmagenesis.com. - Se registran en las aplicaciones móviles de FARMAGENESIS S.A.S. - Se registran para participar en sorteos, encuestas o concursos, desarrollados por la EMPRESA. - Nos hacen saber que están interesados en recibir información sobre nuestros productos o servicios, como alertas por correo electrónico, boletines informativos y otras notificaciones de información. - Solicitan un pedido a su domicilio. - Cuando interactúan con NOSOTROS, en las páginas de internet, aplicaciones móviles, y otros servicios en línea. c. Finalidad del tratamiento. La información contenida en estas bases de datos, tiene por finalidad permitir a la EMPRESA: - Desarrollar, cumplir y ejecutar el contrato de compraventa de los productos y/o servicios que ha adquirido en cualquiera de los canales dispuestos por NOSOTROS. - Contactarlo a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS u otros medios de comunicación electrónicos equivalentes, como las notificaciones, en relación a actualizaciones o comunicaciones informativas relacionadas con los productos y/o servicios adquiridos en los canales dispuestos por la EMPRESA, siempre que sea necesario o autorizado. - Enviarle información sobre nuevos productos, relacionados con los bienes y/o servicios, comercializados por la EMPRESA. - Remitirle publicidad y comunicaciones con fines de venta u otras de naturaleza comercial. Llevar a cabo los procesos de facturación, cartera, cobranza y pagos por los servicios efectivamente prestados. - Responder sus Peticiones, Quejas o Reclamos (PQR´s). - Suministrar su información a los encargados de tratamientos de datos, como proveedores de servicios, centros de procesamiento de datos o data center, empresas de procesamiento de pagos, empresas de transporte que despachen sus pedidos, empresas de prestación de servicios de tecnologías de la información e infraestructura relacionada, atención al cliente, envío de correos electrónicos, auditorías y otros servicios. - Atender requerimientos judiciales de autoridades del poder público de la República de Colombia. Cumplir las obligaciones contraídas por la EMPRESA. - Controlar el acceso a los establecimientos de comercio de FARMAGENESIS S.A.S, además de su sede principal y establecer medidas de seguridad, incluyendo video-vigilancia. - Tener un desarrollo en el área de mercadeo para brindarle un mejor servicio y asesoría y mantenerlo actualizado sobre los asuntos comerciales y legales que puedan ser de su interés. - Cumplir con los mandatos legales establecidos en el ordenamiento jurídico colombiano 7.2. Base de datos de proveedores. a. Descripción. FARMAGENESIS S.A.S recolecta datos personales de ciertas personas que se encuentran vinculadas a empresas o que realizan actividades económicas en calidad de proveedores como persona natural. b. Contenido. Esta base de datos refiere al contenido de la siguiente información personal: Nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, dirección, teléfono de contacto, correo electrónico, cargo, información financiera, tributaria y comercial. c. Forma en que FARMAGENESIS S.A.S recolecta estos datos. FARMAGENESIS S.A.S recolecta la información personal de las personas naturales que son proveedores de bienes y servicios y los datos personales de las personas designadas por las empresas proveedoras de bienes y servicios cuando: - Son registradas como proveedores de bienes y servicios de la EMPRESA. - Son designadas por los proveedores para que sean las personas contacto al momento de suscribir un documento contractual o precontractual que rige nuestra relación comercial. d. Finalidad del tratamiento. La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a la EMPRESA: - Poner en conocimiento del proveedor el estado de la relación comercial, informar acerca de las novedades en ejecución del contrato y de diferentes temas de la relación convenida. - Cumplir con las obligaciones adquiridas. - Cumplir decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias. - Cumplir con los mandatos legales establecidos en el ordenamiento jurídico colombiano. - 7.3. Base de datos de colaboradores. a. Descripción. Son los datos personales de los candidatos a ocupar un cargo en la EMPRESA, los trabajadores de FARMAGENESIS S.A.S y ex trabajadores, quienes esperan tener, tienen o tuvieron, contratos laborales con NOSOTROS. Contenido. Esta base de datos contiene la siguiente información personal: Nombres y apellidos, tipo y número de identificación, fecha y lugar de expedición del documento de identificación, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono de contacto, ciudad, libreta militar, correo electrónico, fondo de pensiones, EPS, fondo de cesantías, datos de familiares incluidos los niños, niñas y adolescentes en el primer grado de consanguinidad, registros fotográficos y registro biométrico, ocupación, información académica formal y certificada, nivel de estudios, título obtenido, fecha de ingreso, fecha de terminación, idiomas, experiencia laboral, cargo desempeñado, nombre de la empresa donde trabajó, salario devengado, datos de la persona a contactar en caso de emergencia, número de cuenta bancaría para nómina, datos de cuenta bancaria, datos médicos y grupo sanguíneo. b. Forma en que FARMAGENESIS S.A.S recolecta estos datos. FARMAGENESIS S.A.S recolecta la información personal de sus candidatos, trabajadores y ex trabajadores cuando: - Presentan una candidatura o aspiran a celebrar un contrato de trabajo para un cargo determinado. - Celebra contratos de trabajo. - Celebra contratos de aprendizaje y de práctica. c. Finalidad del tratamiento. La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a la EMPRESA: - Seleccionar su personal. - Expedir certificaciones laborales. - Dar referencias laborales a quien le interese. - Administrar, directamente o a través de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad. - Ejecutar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos de la EMPRESA, relativas a nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador. - Cumplir con los mandatos legales establecidos en el ordenamiento jurídico colombiano. 8. Datos personales sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes. a. Datos personales sensibles. FARMAGENESIS S.A.S realiza tratamiento de datos personales sensibles. El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por el ordenamiento jurídico colombiano, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. En tanto, la EMPRESA se permite informarle, que además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización como adelante se exponen, usted tiene la libre facultad de no autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. FARMAGENESIS S.A.S tratará los datos sensibles bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad. Para este fin, la EMPRESA ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas, de obligatorio cumplimiento para los involucrados y, en tanto es aplicable según sea el caso, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales. b. Datos personales de niños, niñas y adolescentes. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas y adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. FARMAGENESIS S.A.S realizará el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, sin embargo, es menester mencionar que FARMAGENESIS S.A.S no recolecta ni trata datos de personas menores de edad. 9. Autorización. Usted autoriza a FARMAGENESIS S.A.S el tratamiento de sus datos personales para las finalidades que se precisen con su consentimiento previo, libre e informado. NOSOTROS obtenemos su autorización, posibilitados por las normas vigentes en el ordenamiento jurídico colombiano, por mecanismos que garantizan su consulta, estos son: - Por escrito. - De forma oral o telefónica. - Mensaje de datos. - Mediante conductas inequívocas suyas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como el registro de su parte para obtener un usuario y una contraseña en la página WEB o APP para aplicaciones móviles En FARMAGENESIS S.A.S no trataremos sus datos para fines diferentes o distintos a los que usted nos autoriza. De todas formas, al momento de la recolección de sus datos personales, usted será informado, de forma expresa, inequívoca la finalidad del tratamiento, además de la posibilidad de que usted ejerza su derecho de habeas data, de acceso, rectificación, cancelación y oposición a la información que es recolectada. Tratándose de contratos, precontratos o convenios laborales, comerciales, o administrativos y sea necesario el tratamiento de sus datos personales para el mantenimiento o cumplimiento del vínculo jurídico, se aplicará la norma especial. 10. Transferencia y transmisión nacional e internacional de datos personales. FARMAGENESIS S.A.S podrá realizar transferencia y transmisión de datos personales recolectados, dando efectivo cumplimiento a los estándares de protección de datos personales exigidos por el ordenamiento jurídico colombiano y la Superintendencia de Industria y Comercio. 11. Eliminación de datos de cuenta Condiciones para eliminación de datos de cuenta: Quien desee eliminar sus datos de cuenta en FARMAGENESIS S.A.S deberá ser el dueño de los datos. La propiedad de los datos o cuenta de usuario se demuestra identificándose con el documento de identidad con el que se encuentra registrado. 12. Procedimiento para eliminación de datos: a. Para eliminar su usuario deberá realizar la solicitud a través de un ticket correo datos-base@farmagenesis.com b. Seleccionar en asunto “Quiero eliminar mi usuario” c. Debe proporcionar su correo electrónico d. Debe colocar en asunto Quiero eliminar mi usuario e. Confirmar correo f. Colocar una descripción del requerimiento. g. enviar correo h. Hacer Click en enviar En no más de quince (15) días hábiles atenderemos su requerimiento. 13. Periodo de retención: Una vez el usuario solicite la eliminación de sus datos, los mismos se desactivarán y serán eliminados en el transcurso de quince (15) días hábiles. 14. Consecuencias de eliminar su cuenta: Una vez solicite la eliminación de sus datos de usuario no podrá: • Iniciar sesión en el sitio WEB farmagenesis.com • Realizar pedidos en farmagenesis.com • Recibir notificaciones de promociones, ofertas y eventos realizados por farmagenesis.com 15. Área responsable de atención y procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular. FARMAGENESIS S.A.S, como responsable del tratamiento de sus datos, se compromete a respetar la confidencialidad de sus datos personales y a garantizarle el ejercicio de su derecho de hábeas data. La EMPRESA cuenta con un área especial, encargada de recibir, tramitar y resolver sus peticiones, quejas y/o reclamos, PQR´s, por asuntos relacionados con sus datos personales recolectados. Los datos de contacto con el Área Responsable de Atención son los siguientes: Nombre Área encargada: Oficial de Protección de Datos Correo electrónico: protecciondatos@farmagenesis.com El titular de información personal, recolectada por FARMAGENESIS S.A.S., como responsable de su tratamiento, podrá contactar al Oficial de Protección de Datos, en los canales dispuestos para: a. Solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales recolectados. b. Presentar una PQR respecto de la presente política de tratamiento de datos personales. c. Consultar la información personal que ha sido recolectada. d. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales. Para el efecto, el titular deberá: Redactar un correo electrónico con dirección a protecciondatos@farmagenesis.com, una vez recibida la comunicación respectiva, el Área Encargada, tendrá 15 días hábiles para resolver la PQR, y dar respuesta al titular. Cuando no sea posible atender la PQR dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Ahora bien, si la solicitud no cuenta con la totalidad de la información para hacer las validaciones correspondientes y/o se encuentra incompleta, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud. El Área Encargada enviará la respuesta respectiva al correo electrónico desde el cual se envió la inquietud y/o reclamo, o a la dirección que se señale en la comunicación. Toda comunicación que carezca de dirección física o electrónica para responder no se estudiará, y será descartada. 16. Modificaciones a la política de tratamiento de datos personales de FARMAGENESIS S.A.S podrá discrecionalmente modificar su política de tratamiento de datos personales. 17. Vigencia. La presente política de tratamiento de datos personales de FARMAGENESIS S.A.S es actualizada y entra en vigencia el día quince (15) de febrero de dos mil veintitrés 2023.