INTRODUCCIÓN

FARMAGENESIS S.A.S. se encuentra sometida a la vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud ”SUPERSALUD”, por esta razón diseñó e implementó un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), que le permita alcanzar los objetivos estratégicos y proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los mismos.

Por esta razón FARMAGENESIS S.A.S., entiende que la mejor forma de cumplir con este compromiso es a través del establecimiento de políticas, normas y procedimientos internos eficaces que permitan desarrollar e implementar el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT. Por lo tanto, es deber de todo el talento humano mantenerse vigilantes en la lucha contra el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, y cumplir con la normatividad vigente, las políticas y procedimientos internos.

1. GLOSARIO

1.1 El riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT): es la posibilidad que, en la realización de las operaciones de una entidad, se introduzcan a la economía recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos o la financiación al terrorismo, y/o que estas entidades puedan ser utilizadas por organizaciones al margen de la Ley como instrumento para adquirir, resguardar, ocultar, transportar, transformar, almacenar, conservar, custodiar, recolectar, entregar, recibir, aportar, promover, organizar, apoyar, mantener, financiar, sostener, administrar, invertir o aprovechar dineros, recursos y cualquier otro tipo de bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos de recursos vinculados con las mismas.

1.2. Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): De conformidad con las Leyes 526 de 1999 (modificada por la Ley 1121 de 2006 y 1762 de 2015) y la Ley 1621 de 2013, y con los Decretos 1068 y 1070 de 2015, “la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) es un organismo de inteligencia y contrainteligencia del Estado, adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cuyas funciones son las de intervenir en la economía mediante actividades de inteligencia financiera y económica, con el fin de prevenir y detectar conductas que puedan estar asociadas a los delitos de lavado de activos, financiación del terrorismo, contrabando y/o fraude aduanero.” A esta entidad se hacen Reportes de Operaciones Sospechosas ROS.

1.3. Listas Restrictivas: Son listas de personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, dentro cuales se encuentran: -Las del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (ONU), que son vinculantes para Colombia. Esto quiere decir que por orden legal no se debe tener ningún vínculo con alguien que esté en dichas listas. - La que es emitida por la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América (Office of Foreign Assets Control -OFAC), comúnmente conocida como “Lista Clinton”. Adicionalmente, existen otras que se pueden consultar a través de internet u otros medios técnicos como son: INTERPOL, Policía Nacional, FBI, DEA, entre otras

1.4 Operaciones inusuales: Son operaciones o situaciones que, por su cuantía, características, cantidades o por la actitud de un tercero, llaman la atención al salirse del comportamiento normal.

1.5 Operaciones sospechosas. Son operaciones o situaciones inusuales que no han podido ser razonablemente justificadas o explicadas. Cuando se determina que existe una operación sospechosa debe ser reportada a la UIAF.

1.6 Lavado de activos. Tratar de dar apariencia de legalidad a recursos de origen ilícito. Esto incluye realizar conductas tales como: resguardar, invertir, transportar, transformar, almacenar, conservar, custodiar o administrar bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades ilícitas; o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad, los legalice, oculte o encubra.

1.7 Financiación del terrorismo. Realizar cualquier tipo de aporte en dinero o especie para financiar actividades terroristas. Esto incluye proveer, recolectar, entregar, recibir, administrar, aportar, custodiar o guardar fondos, bienes o recursos, o realizar cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada o grupos armados al margen de la ley.

2. OBJETIVO

El objetivo del presente manual, consiste en establecer principios y lineamientos que permitan proteger a la Unidad, que a través de las distintas actividades que lleva a cabo en el desarrollo de sus procesos, se introduzcan recursos provenientes de lavado de activos o se financie el terrorismo o indirectamente como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero y otros bienes provenientes de actividades ilícitas.

3. ALCANCE

Este manual abarca las etapas de identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos y debe ser cumplido y aplicado por la Junta Administradora, todo el talento humano de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia, Prestadores de Servicios de Salud y proveedores de la Unidad. Los empleados deberán estar siempre atentos a las directrices, los requisitos de presentación de informes sobre prevención de lavado de dinero y financiación del terrorismo y el cumplimiento que exigen los organismos reguladores.

La unidad en el diseño, implementación y seguimiento en su SARLAFT, se regirá por lo dispuesto en la circular externa 009 de 2016 emanada de la Superintendencia Nacional de Salud, y todas aquellas que complemente, modifiquen o sustituyan.

4. CONDICIONES GENERALES

FARMAGENESIS S.A.S. está comprometida con la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo por lo tanto dará estricto cumplimiento a las normas que le apliquen. Impulsará internamente un abierto rechazo hacia cualquier actividad delictiva o conducta que implique actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo (LA/FT). Todos los procesos y contratos con la Red de Prestadores, suministro de medicamentos e insumos y otros servicios que adelante la Unidad, se ajustarán a las políticas y procedimientos dispuestos en este manual y demás normas internas y externas que regulen sobre las fuentes de riesgo de SARLAFT, de lo contrario no se tramitarán.

El sistema diseñado se integra a las directrices impartidas en este documento y de esta forma los controles que aquí se implementan deben ser aplicados por todo, el talento humano en consonancia con los principios y valores que desde el código de ética orientan su actuación. Esta Política es de obligatorio cumplimiento al igual que todos los procedimientos relacionados y aplica a todo el personal que labore en la unidad y en las otras dependencias con las que Unisalud se relaciona, la Junta Administradora, afiliados, Prestadores de Servicios de Salud y suministro de medicamentos, proveedores y demás terceros vinculados.

IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS = MEDICIÓN = CONTROL
---------------------------------MONITOREO-----------------------------------

5. ETAPAS DEL SARLAFT

5.1 Identificación: Consiste en realizar un análisis de los procesos de las empresas con el fin de identificar riesgos relacionados con el lavado de activos o la financiación de terrorismo. La identificación se enfoca principalmente en los procedimientos de vinculación de terceros.

5.2 Medición A través de la aplicación de la metodología de gestión de riesgos se realiza la medición de la severidad del riesgo a través de la determinación de probabilidad e impacto. En esta etapa se obtiene la medición del riesgo inherente, es decir el riesgo sin efecto de los controles que se tengan implementados.

5.3 Control A cada uno de los riesgos identificados se les asigna un control con el fin de disminuir la probabilidad de su materialización, calificando su efectividad. Una vez se aplican los controles se obtiene la medición del riesgo residual, es decir el riesgo que queda una vez se aplican los controles.

5.4. Monitoreo En esta etapa, se hace seguimiento al desempeño del Sistema con el fin de detectar oportunidades de mejora e incluir nuevos riesgos que se pueden generar.

6. ELEMENTOS PARA LA GESTIÓN DE LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE  ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

La Superintendencia Nacional de Salud expidió la Circular Externa 009 el 21 de abril de 2016, en virtud de la cual se establecieron los lineamientos para implementación del SARLAFT con el fin de evitar que las empresas del sector sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a recursos de origen ilícito o para canalizar recursos hacia actividades terroristas

a. Política.

Son los lineamientos bajo los cuales la Unidad gestionará el riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo. Estas son aprobadas por el Gerente General de FARMAGENESIS S.A.S., esta se encuentran publicadas en la página Web www.farmagenesis.com

b. Procedimientos.

Los procedimientos son el mecanismo mediante el cual se implementan cada una de las políticas y controles del SARLAFT que se requieren para mitigar los riesgos. Se encuentran documentados en el SIG.

c. Infraestructura tecnológica.

Se soportará en los sistemas de información que actualmente funcionan para la administración de la UNIDAD y en el MACROPROCESO: ADMINISTRATIVOS PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS MANUAL DE POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Código: A-RI-M03

d. Reportes.

Los reportes permiten informar acerca del desempeño y posibilitan la detección y reporte de operaciones sospechosas a nivel externo a la Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF-. Así mismo, se hacen reportes trimestrales que se analizarán en el taller de gestión y se requiere la colaboración de todo el talento humano

f. Capacitación

Se establece como mecanismo de divulgación de las políticas y procedimientos para la prevención y control de lavado de activos y financiamiento de terrorismo, el diseño y desarrollo de un programa de capacitación que permitirá la sensibilización al talento humano de la unidad y contratistas en el inicio y durante el tiempo que dure la relación contractual.

g. Documentación.

La documentación es un elemento que evidencia el funcionamiento del SARLAFT. Por lo tanto, en la debe mantener en todo momento, y a disposición de la Superintendencia Nacional de Salud los siguientes documentos:

1. Las actas de la Junta Administradora donde conste la aprobación de las políticas del SARLAFT, así como las actas correspondientes a la aprobación de los ajustes o modificaciones que se efectúen a dichas políticas.

2. Los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se llevan a la práctica las políticas y procedimientos aprobados del SARLAFT.

3. Las actas de taller de Gestión.

4. Las constancias de las capacitaciones impartidas a todo el personal de la empresa sobre el SARLAFT.

7. CONOCIMIENTO

7.1 Afiliados: Los Afiliados a la Unidad se establecen en el Acuerdo 03 de 2017, se identificarán y cumplirán un proceso de afiliación mediante el lleno de un formulario y la entrega de documentación soporte que será objeto de verificación y confirmación.

7.2 Proveedores: Las personas naturales o jurídicas que deseen hacer parte del registro de proveedores y cumplirán proceso establecido por la Unidad, mediante el lleno de requisitos y la entrega de una documentación soporte de acuerdo a lo solicitado. Se adelantaran análisis, visitas, reevaluación para establecer que los precios sean acordes con el mercado y cualquier otro análisis que resulte necesario para prevenir un posible contagio de actividades relacionadas con SARLAFT.

7.3 Talento Humano: Las personas naturales que aspiren a desempeñar un cargo en la empresa, deberán cumplir con los requisitos dispuestos por FARMAGENESIS S.A.S. Anualmente los empleados deberán actualizar la información de acuerdo a la hoja de vida del SIGEP.

7.4 Junta Administradora. Su nombramiento se realizará de teniendo en cuenta el Acuerdo 03 de 2017

8. AUDITORIA.

La empresa establecerá los riesgos siendo necesario realizar el seguimiento de trimestralmente en el taller de Gestión.

La etapa de seguimiento tiene como propósito identificar la efectividad de los controles establecidos y PQR que se puedan presentar.

9. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

Este concepto se refiere a los pasos que se van a ejecutar con el fin de realizar un adecuado conocimiento del prestador o proveedor. Para la unidad, incluye: (i) El diligenciamiento del formato de conocimiento del prestador o Proveedor; (ii) entrega de documentación soporte requerida para realizar el contrato y, (iii) consulta en Listas Restrictivas. La consulta en Listas Restrictivas se realizará de la siguiente forma: (i) para personas naturales se consultará con número de identificación y nombre; (ii) para personas jurídicas se consultará el NIT y razón social de la empresa. De igual forma, se consultará al representante legal). Las listas que se consideran restrictivas para decidir no establecer la relación con un Cliente y/o Contraparte en la Organización serán: La ONU y la OFAC (más conocida como Lista Clinton). Las listas que se consideran restrictivas para decidir no establecer la relación con un Cliente y/o Contraparte en la Organización serán: La ONU y la OFAC (más conocida como Lista Clinton).

10. AFILIACIÓN.

Debido a la obligatoriedad del aseguramiento, no se consideran como Clientes y/o Contrapartes los usuarios (clientes) de la empresa, Es así que, para estos casos, no será necesario aplicar la política de Debida Diligencia (conocimiento del cliente). Frente a la prestación de los servicios de salud, no se restringirá la atención en salud por parte del Prestador o para el aseguramiento obligatorio, movilidad o autorización de atención en salud, por la ausencia del conocimiento de los pacientes.

11. POLITICAS

Estas políticas tienen como finalidad establecer las directrices para proteger a la unidad y establecer el cumplimiento de reglamentaciones y leyes aplicables a FARMAGENESIS S.A.S.

7.1 Política para contratación de Prestadores o Proveedores.

Se aplica la política de conocimiento a Prestadores o Proveedores a excepción de aquellos donde el valor de la compra sea igual o inferior a dos (3) SMMLV. Las excepciones en caso de estar reportados en listas restrictivas y que tengan que ver con el hecho de ser proveedor único, podrán ser aprobados únicamente por la Junta Administradora. Para los prestadores que presten servicios de urgencias, se verificarán en las listas restrictivas con posterioridad a la prestación del servicio. Si se encuentra coincidencia en listas, se reportará como una operación sospechosa a la UIAF.   7

7.2 Política para manejo de pagos

Pagos en cheque Cuando se realice un pago con cheque, este debe incluir sellos restrictivos para endoso y consignación en cuenta de la empresa FARMAGENESIS S.AS. La entidad no realizará pagos en efectivo.

7.3 Política deber de reserva

La empresa mantendrá reserva sobre la información, solo levantará la reserva sobre la información recaudada de sus contrapartes como consecuencia de las solicitudes formuladas por escrito y de manera específica por las autoridades competentes, con el lleno de los requisitos y formas legales

8. Persona Expuesta Públicamente (PEP).

Son personas nacionales o extranjeras, que por razón de su cargo manejan o han manejado recursos públicos o tienen poder de disposición sobre estos, o gozan o gozaron de reconocimiento público. Es importante identificarlas para realizar la verificación de sus antecedentes.

Se establecerán procesos más rigurosos de debida diligencia para aquellos clientes que por su perfil o por las funciones que desempeñan, se consideran como de alto riesgo:

- Existe una categoría de clientes que presenta los mayores riesgos, particularmente en materia de reputación. Estos son las personas públicamente expuestas o "figuras públicas" y las personas relacionadas con ellos. Para los efectos de esta Política, por "figura pública" se entiende cualquier individuo que ocupa, ha ocupado, persigue activamente, o se encuentra bajo consideración para ocupar un puesto de alto rango en el gobierno (o en un partido político) de un país, estado, municipalidad, o cualquier dependencia (inclusive militar), agencia o instrumentalidad del gobierno (incluyendo corporaciones de propiedad pública) o que a pesar de no cumplir con estos requisitos, goza de reconocimiento público.

- Por "persona relacionada" para los efectos de esta Política, se entiende cualquier persona que pertenezca a la familia próxima de la figura pública, por ejemplo, un cónyuge, padre, hermano o hijo; o un consejero de alto rango con estrechos vínculos a la figura pública.

- Las Entidades sin ánimo de lucro usualmente se financian a través de donaciones hechas por personas cuya identidad se desconoce, lo que permite y facilita esconder en ellas recursos de origen ilícito. Por este motivo y debido a los fines filantrópicos que persiguen, las fundaciones sin ánimo de lucro implican un mayor riesgo de lavado de activos y de financiación de actividades terroristas. Al elaborar sus procedimientos contra el lavado de dinero y financiación del terrorismo públicas y personas relacionadas con ellos  

Farmagenesis S.A.S.